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Terms of Service

Last updated: October 12, 2026

These terms govern your use of Sofia, on the web and in the iPhone and Android apps. Sofia is operated by TROIS CENT SOIXANTE GENERAL TRADING L.L.C, Dubai, United Arab Emirates (“we”, “us”). By creating an account, you accept these terms and our Privacy Policy.

1. The service

Sofia is an assistant for sports coaches and clubs: contacts, scheduling, payment tracking, a knowledge base, and an AI assistant that can reply to your clients on WhatsApp, Instagram and Telegram on your behalf. Some features depend on your plan, your country, and services run by third parties (Meta, Telegram, Google, Apple, Stripe). We improve Sofia continuously and may change or remove features. We do our best to keep Sofia available, without guaranteeing uninterrupted service.

2. Your account

  • You must be at least 18 and use Sofia for your professional activity as a coach or a club.
  • Give accurate information and keep it up to date. You are responsible for what happens in your account and for keeping access to your email secure.
  • One account per person. A club invites its coaches; each coach signs in with their own account.

3. Plans and trial

  • Plans, prices and what each includes are shown in Sofia before you subscribe. The free plan does not include the AI assistant or messaging.
  • A free trial may be offered. No payment is taken during the trial. When it ends, your account returns to the free plan unless you subscribe; your data is kept.
  • A coach who joins a club can be covered by the club’s subscription for as long as they are a member.

4. Billing on the website

  • Subscriptions bought on the website are billed by Stripe, monthly, in advance, and renew automatically until cancelled.
  • You can cancel at any time; you keep access until the end of the period already paid.
  • Paid periods are not refunded, except where the law requires it.
  • We may change prices with at least 30 days’ notice; a new price applies from your next billing period.

5. Subscriptions bought in the iPhone app

  • Payment is charged to your Apple ID account when you confirm the purchase.
  • The subscription renews automatically unless auto-renew is turned off at least 24 hours before the end of the current period. Your account is charged for the renewal within the 24 hours before the end of the period.
  • You can manage or cancel the subscription in your Apple ID settings after purchase. Deleting the app does not cancel it.
  • Refunds of in-app purchases are handled by Apple, under Apple’s rules.

6. Using Sofia with your clients

You are responsible for how you use Sofia with the people you work with. In particular, you agree to:

  • only process your clients’ data for your coaching activity, with a lawful basis, and answer their requests about their data;
  • inform your clients that an assistant using artificial intelligence may reply on your behalf;
  • respect the rules of the messaging services you connect (WhatsApp Business, Instagram, Telegram), including their rules on consent and on messages sent outside the reply window;
  • only record health or other sensitive information when it is necessary and allowed;
  • never use Sofia for spam, harassment, deceptive, illegal or discriminatory content.

For your clients’ data, you are the controller and we act as your processor: we only process it to run Sofia for you, under your instructions, with appropriate security, through the providers listed in our Privacy Policy, and we delete it when you delete it or close your account. We help you answer your clients’ requests and inform you without delay of any data breach affecting them.

7. Artificial intelligence

Sofia’s replies are generated by AI models and can be wrong or incomplete. You stay in control: you can pause Sofia in any conversation, and you are responsible for the messages sent to your clients and for the rules you give her in your knowledge base. Sofia does not give medical advice, and we are not liable for coaching, health or business decisions based on her output.

8. Collecting payments from your clients

Sofia tracks the payments you record. In the United Arab Emirates, coaches can also collect payments from their clients online through Stripe Connect. Stripe verifies your identity and holds the funds under its own Connected Account Agreement, which you accept when you activate collection; Sofia takes a commission on each payment, shown before you activate it. You remain responsible for your prices, your receipts and your taxes.

9. Clubs

A club owner manages the club’s subscription and its coaches’ seats, and decides what each coach can see and edit among the club’s contacts. A coach’s conversations remain private. When a coach leaves a club, the club keeps the club’s contacts.

10. Your content

You keep all rights to your contacts, messages, documents and knowledge base. You give us a limited licence to host and process them only to run Sofia for you, as described in our Privacy Policy. You confirm you have the right to upload what you upload.

11. Suspension and termination

You can delete your account at any time from your profile on the website or in the app; see our data deletion page. We may suspend or close an account that breaks these terms or the rules of a connected service, with notice when possible. Paid periods are not refunded in that case.

12. Liability

To the extent the law allows, we are not liable for indirect losses (lost revenue, clients or data) and our total liability is limited to the amounts you paid us in the 12 months before the claim. Nothing in these terms limits a liability that cannot be limited by law.

13. Changes

We may update these terms. We will tell you by email or in the app at least 30 days before an important change takes effect. If you continue to use Sofia afterwards, the new terms apply; if you disagree, you can close your account.

14. The mobile apps

  • We grant you a personal, non-transferable licence to use the Sofia apps on devices you own or control, under these terms and the rules of the App Store or Google Play.
  • These terms are between you and us, not Apple or Google. We alone are responsible for the apps, their content, their maintenance and support, and any claim about them (including product liability, legal compliance and intellectual property).
  • If an app fails to conform to a warranty that applies, you may notify Apple, which may refund its purchase price; Apple has no other warranty obligation.
  • You confirm you are not located in a country under a US government embargo and are not on a US list of prohibited parties.
  • Apple and its subsidiaries are third-party beneficiaries of these terms and may enforce them against you.

15. Governing law

These terms are governed by the laws of the United Arab Emirates, and disputes go to the courts of Dubai, without depriving you of the protection of the mandatory rules of the country where you live.

16. Contact

TROIS CENT SOIXANTE GENERAL TRADING L.L.C, Dubai, United Arab Emirates.
contact@sofia.app

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Conditions d’utilisation

Dernière mise à jour : 12 octobre 2026

Les présentes conditions régissent votre utilisation de Sofia, sur le web et dans les applications iPhone et Android. Sofia est éditée par TROIS CENT SOIXANTE GENERAL TRADING L.L.C, Dubaï, Émirats arabes unis (« nous »). En créant un compte, vous acceptez ces conditions et notre politique de confidentialité.

1. Le service

Sofia est un assistant pour coachs sportifs et clubs : contacts, planning, suivi des paiements, base de connaissances, et une assistante IA qui peut répondre à vos clients sur WhatsApp, Instagram et Telegram en votre nom. Certaines fonctions dépendent de votre formule, de votre pays et de services tenus par des tiers (Meta, Telegram, Google, Apple, Stripe). Nous améliorons Sofia en continu et pouvons modifier ou retirer des fonctions. Nous faisons de notre mieux pour que Sofia reste disponible, sans garantir un service ininterrompu.

2. Votre compte

  • Vous devez avoir 18 ans ou plus et utiliser Sofia pour votre activité professionnelle de coach ou de club.
  • Donnez des informations exactes et tenez-les à jour. Vous êtes responsable de ce qui se passe dans votre compte et de la sécurité de l’accès à votre e-mail.
  • Un compte par personne. Un club invite ses coachs ; chaque coach se connecte avec son propre compte.

3. Formules et essai

  • Les formules, leurs prix et ce qu’elles comprennent sont affichés dans Sofia avant l’achat. La formule gratuite ne comprend ni l’assistante IA ni la messagerie.
  • Un essai gratuit peut être proposé. Rien n’est prélevé pendant l’essai. À sa fin, votre compte revient à la formule gratuite si vous ne vous abonnez pas ; vos données sont gardées.
  • Un coach qui rejoint un club peut être couvert par l’abonnement du club tant qu’il en est membre.

4. Facturation sur le site

  • Les abonnements pris sur le site sont facturés par Stripe, chaque mois, d’avance, et se renouvellent automatiquement jusqu’à leur résiliation.
  • Vous pouvez résilier à tout moment ; vous gardez l’accès jusqu’à la fin de la période déjà payée.
  • Les périodes payées ne sont pas remboursées, sauf quand la loi l’impose.
  • Nous pouvons changer nos prix avec un préavis d’au moins 30 jours ; un nouveau prix s’applique à partir de votre période suivante.

5. Abonnements pris dans l’app iPhone

  • Le paiement est prélevé sur votre compte Apple à la confirmation de l’achat.
  • L’abonnement se renouvelle automatiquement, sauf si le renouvellement automatique est désactivé au moins 24 heures avant la fin de la période en cours. Le renouvellement est prélevé dans les 24 heures qui précèdent la fin de la période.
  • Vous pouvez gérer ou résilier l’abonnement dans les réglages de votre compte Apple après l’achat. Supprimer l’app ne le résilie pas.
  • Les remboursements d’achats intégrés sont gérés par Apple, selon ses règles.

6. Utiliser Sofia avec vos clients

Vous êtes responsable de la façon dont vous utilisez Sofia avec les personnes que vous accompagnez. En particulier, vous vous engagez à :

  • ne traiter les données de vos clients que pour votre activité de coaching, avec une base légale, et répondre à leurs demandes sur leurs données ;
  • informer vos clients qu’un assistant utilisant l’intelligence artificielle peut leur répondre en votre nom ;
  • respecter les règles des messageries que vous connectez (WhatsApp Business, Instagram, Telegram), notamment sur le consentement et sur les messages envoyés hors de la fenêtre de réponse ;
  • ne noter des informations de santé ou d’autres données sensibles que lorsque c’est nécessaire et permis ;
  • ne jamais utiliser Sofia pour du spam, du harcèlement, ou des contenus trompeurs, illégaux ou discriminatoires.

Pour les données de vos clients, vous êtes responsable du traitement et nous sommes votre sous-traitant : nous ne les traitons que pour faire fonctionner Sofia pour vous, sur vos instructions, avec une sécurité adaptée, par les prestataires listés dans notre politique de confidentialité, et nous les effaçons quand vous les effacez ou fermez votre compte. Nous vous aidons à répondre aux demandes de vos clients et vous prévenons sans délai de toute violation de données les concernant.

7. Intelligence artificielle

Les réponses de Sofia sont produites par des modèles d’IA et peuvent être fausses ou incomplètes. Vous gardez la main : vous pouvez mettre Sofia en pause dans chaque conversation, et vous êtes responsable des messages envoyés à vos clients et des règles que vous lui donnez dans votre base de connaissances. Sofia ne donne pas d’avis médical, et nous ne sommes pas responsables des décisions de coaching, de santé ou d’affaires prises sur la base de ses réponses.

8. Encaisser vos clients

Sofia suit les paiements que vous enregistrez. Aux Émirats arabes unis, les coachs peuvent aussi encaisser leurs clients en ligne par Stripe Connect. Stripe vérifie votre identité et détient les fonds selon son propre contrat de compte connecté, que vous acceptez en activant l’encaissement ; Sofia prélève une commission sur chaque paiement, affichée avant l’activation. Vous restez responsable de vos prix, de vos reçus et de vos impôts.

9. Clubs

Le gérant d’un club gère l’abonnement du club et les places de ses coachs, et décide de ce que chaque coach peut voir et modifier parmi les contacts du club. Les conversations d’un coach restent privées. Quand un coach quitte un club, le club garde les contacts du club.

10. Vos contenus

Vous gardez tous les droits sur vos contacts, messages, documents et base de connaissances. Vous nous accordez une licence limitée pour les héberger et les traiter, uniquement pour faire fonctionner Sofia pour vous, comme le décrit notre politique de confidentialité. Vous garantissez avoir le droit de déposer ce que vous déposez.

11. Suspension et fermeture

Vous pouvez supprimer votre compte à tout moment depuis votre profil sur le site ou dans l’app : voir notre page de suppression des données. Nous pouvons suspendre ou fermer un compte qui enfreint ces conditions ou les règles d’un service connecté, avec un préavis quand c’est possible. Les périodes payées ne sont alors pas remboursées.

12. Responsabilité

Dans la mesure permise par la loi, nous ne sommes pas responsables des pertes indirectes (chiffre d’affaires, clients ou données perdus) et notre responsabilité totale est limitée aux sommes que vous nous avez payées dans les 12 mois précédant la réclamation. Rien dans ces conditions ne limite une responsabilité que la loi interdit de limiter.

13. Modifications

Nous pouvons modifier ces conditions. Nous vous prévenons par e-mail ou dans l’app au moins 30 jours avant qu’un changement important ne s’applique. Si vous continuez à utiliser Sofia ensuite, les nouvelles conditions s’appliquent ; si vous n’êtes pas d’accord, vous pouvez fermer votre compte.

14. Les applications mobiles

  • Nous vous accordons une licence personnelle et non transférable pour utiliser les apps Sofia sur les appareils que vous possédez ou contrôlez, selon ces conditions et les règles de l’App Store ou de Google Play.
  • Ces conditions vous lient à nous, et non à Apple ou Google. Nous sommes seuls responsables des apps, de leur contenu, de leur maintenance et de leur support, et de toute réclamation à leur sujet (y compris la responsabilité du fait des produits, la conformité légale et la propriété intellectuelle).
  • Si une app ne respecte pas une garantie applicable, vous pouvez le signaler à Apple, qui peut rembourser son prix d’achat ; Apple n’a aucune autre obligation de garantie.
  • Vous confirmez ne pas vous trouver dans un pays sous embargo du gouvernement américain et ne pas figurer sur une liste américaine de personnes interdites.
  • Apple et ses filiales sont bénéficiaires de ces conditions et peuvent les faire valoir contre vous.

15. Droit applicable

Ces conditions sont régies par le droit des Émirats arabes unis, et les litiges relèvent des tribunaux de Dubaï, sans vous priver de la protection des règles impératives du pays où vous vivez.

16. Contact

TROIS CENT SOIXANTE GENERAL TRADING L.L.C, Dubaï, Émirats arabes unis.
contact@sofia.app

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