Privacy Policy
Last updated: October 12, 2026
Sofia (“Sofia”, “we”, “us”) is an AI assistant for sports coaches and clubs. It is operated by TROIS CENT SOIXANTE GENERAL TRADING L.L.C, a company registered in Dubai, United Arab Emirates. This policy covers the website sofia.app, the web application and the Sofia apps for iPhone and Android. It explains what data we process, why, with whom, for how long, and the rights you have.
1. Who is responsible for your data
- Coaches and clubs (our users). For your account, your subscription and your use of Sofia, we are the data controller.
- The clients of a coach. When a coach connects WhatsApp, Instagram or Telegram, Sofia processes the messages and details of the people who write to that coach. For this data, the coach (or the club) is the controller and decides why it is processed; Sofia acts as a processor on their behalf and only follows their instructions. Section 4 explains this in detail.
2. Data we collect about coaches and clubs
- Account: first and last name, email, phone number, gender (optional), city, country, language, currency, time zone, time format, profile photo and colour.
- Sign-in: a one-time code or link sent by email, or your Google or Apple identity if you choose to sign in with them. Your phone number is checked once at sign-up with a code sent by SMS.
- Your activity in Sofia: contacts, coachings, packs, subscriptions and payments you record, your knowledge base (rules, documents you upload, interview transcripts), your conversations with Sofia, your settings.
- Voice: when you dictate a message or a recap, the audio is transcribed and not kept. Voice messages you send to your clients from Messages are stored with the conversation. During a voice interview, your voice is processed in real time and the transcript is kept in your knowledge base.
- Connected services: the access tokens and identifiers needed to act on the accounts you connect (WhatsApp Business, Instagram, Telegram, Google Calendar), and the email address of your Google account for Calendar.
- Calendars: the coachings Sofia writes to your Google or iPhone calendar, and the date, time, title and location of your other events, so that Sofia never books over them. Read only, never shared with your clients.
- Billing: your plan, trial dates, and your Stripe customer and subscription identifiers. We only keep the card brand and its last four digits; Stripe holds the card itself. Subscriptions bought in the iPhone app are handled by Apple (section 9).
- Clubs: club name, city and logo, the coaches you invite, their roles and permissions. For coaches based in the United Arab Emirates who collect payments online: company name, trade licence number and emirate.
- Mobile app: a push notification token, the device platform, and your notification preferences.
- Support: the messages you send us.
- Technical data: IP address, browser or device type, server logs and error reports.
3. How we use this data, and on what legal basis
- To provide Sofia (replies to your clients, scheduling, payment tracking, knowledge base, reminders, notifications): performance of our contract with you.
- To bill your subscription and keep accounting records: contract and legal obligation.
- To secure the service (sign-in codes, blocking after repeated wrong codes, fraud prevention, error monitoring): our legitimate interest in a safe service.
- To send service emails (sign-in codes, end of trial or free access, club invitations): contract.
- Microphone, calendar, photos and push notifications on your phone: only with your permission, which you can withdraw at any time in your phone’s settings.
We do not sell personal data, we do not show ads, and we do not use any analytics or advertising tracker. We do not use your content or your clients’ content to train AI models.
4. Your clients’ data (for coaches, and for the people who write to them)
When a coach connects a messaging account, Sofia processes on the coach’s behalf:
- the messages, photos, voice messages and documents received and sent on WhatsApp, Instagram and Telegram, and the transcription of voice messages;
- the name, phone number or account identifier, and, on Instagram and Telegram, the profile name and photo of the person writing;
- what the coach or Sofia records in the contact’s file: notes, goals and level, coachings, payments, waiting lists.
Numbers the coach does not know yet. A message from an unknown number waits for the coach to sort it, outside the inbox, for 72 hours at most. If the coach does not sort it, the conversation and its files are deleted. Sofia reads these first messages only to suggest whether they are about coaching.
Private numbers. When a coach marks a number as private, its existing conversations and files are deleted, and its future messages are discarded on arrival: nothing is stored and Sofia never replies.
Sensitive information. Coaching can involve health information (goals, injuries, fitness level). Coaches should only record what they need, and remain responsible for having a lawful basis for it.
Coaches’ responsibilities. The coach decides to use Sofia with their clients. They must have a lawful basis to process their clients’ data, inform their clients that an assistant using artificial intelligence may reply on their behalf, and answer their clients’ requests about their data.
If you are the client of a coach and want to access, correct or delete your data, contact your coach first. You can also write to us at contact@sofia.app: we will pass your request on to the coach and help them answer it.
5. Artificial intelligence
- Sofia’s replies, summaries and suggestions are generated by Anthropic (Claude models), from the conversation, the contact’s details and the coach’s knowledge base.
- Voice messages and dictation are transcribed by OpenAI (Whisper). The live voice interview runs on OpenAI; the classic interview uses Cartesia for the voice. Knowledge base text is indexed with OpenAI embeddings to find the right rule.
- These providers process the data to return a result. Under their business terms, data sent through their APIs is not used to train their models; they may keep it for a limited time to detect abuse.
- AI can be wrong. The coach can pause Sofia in any conversation, and Sofia pauses on her own when the coach replies. Sofia takes no decision that has legal or similarly significant effects on a person.
6. Who we share data with
Only with the service providers that run Sofia, each for its own task:
- Supabase: database, sign-in and file storage, hosted in Ireland (EU).
- Vercel: website and servers, functions in Dublin (EU), global delivery network.
- Anthropic, OpenAI, Cartesia: artificial intelligence (section 5).
- LangSmith (LangChain): monitoring of AI replies to fix errors, when enabled; it receives the content of the requests.
- Meta (WhatsApp, Instagram) and Telegram: sending and receiving the coach’s messages.
- Google: Google Calendar and Sign in with Google. Apple: Sign in with Apple, the iPhone calendar, push notifications and in-app purchases.
- Stripe: subscriptions, and online collection for coaches in the United Arab Emirates.
- Twilio: the SMS code that confirms your phone number.
- Resend: service emails.
- Expo: delivery of push notifications (with a preview of the message) and app updates.
- Sentry: error reports.
- Iconify: some icons are loaded from its servers, which see your IP address.
Within a club, the club owner and the coaches it authorises can see and edit the club’s contacts, according to the permissions the owner sets. A coach’s conversations stay private: the owner never sees them.
Our team only accesses an account to provide support, fix an error or comply with the law. We may disclose data if the law requires it.
7. International transfers
Our database is hosted in the European Union (Ireland). Several providers are based in the United States and the operator of Sofia is based in the United Arab Emirates, so data can be processed outside the European Economic Area. These transfers rely on the safeguards offered by each provider, such as the European Commission’s Standard Contractual Clauses in their data processing terms.
8. How long we keep data
- Your account: as long as it is open. When you delete it, your profile, contacts, conversations, coachings, payments, knowledge base and connections are erased from our database immediately. Remaining copies (stored files, logs, backups) are removed within 30 days.
- Unknown numbers: 72 hours if the coach does not sort them.
- Private numbers: only the number and its label, so that its messages keep being discarded.
- Voice messages and their transcription: as long as the conversation exists.
- Dictation audio: not kept after transcription.
- Failed sign-in attempts: erased at the next successful sign-in.
- Billing records: as long as accounting and tax law requires.
9. Payments
- On the website, subscriptions are paid through Stripe. We never see or store your card number.
- In the iPhone app, subscriptions can be bought with Apple’s in-app purchase. Apple handles the payment under its own terms and privacy policy; we only receive what is needed to activate your plan (product, purchase and renewal dates, status, a transaction identifier), never your payment details.
- Coaches in the United Arab Emirates can collect payments from their clients online through Stripe Connect. Stripe verifies the coach’s identity and processes the client’s card; we keep the amount and status of each payment.
10. Cookies and local storage
Sofia only uses what it needs to work. There is no analytics or advertising cookie, so we do not ask for consent.
- Session: keeps you signed in (Supabase).
- Preferences: language, theme colour, calendar view, collapsed panels.
- Security: the state of a Google or Instagram connection in progress, maintenance access.
- Third parties, on specific screens only: Meta’s SDK when you connect WhatsApp, and Stripe when you set up online collection, may set their own cookies.
11. The mobile app
- Microphone: dictation, voice messages and voice interviews, only while you record.
- Photos: only the photo or document you pick. The app does not use the camera.
- Calendar (iPhone): Sofia writes your coachings to a “Sofia” calendar and reads your other events to avoid conflicts, including in the background.
- Notifications: new messages and Sofia’s requests, with a short preview.
- The app does not access your location and does not track you across other apps or websites.
12. Google user data
Sofia uses Google Calendar to write your coachings and read your busy times, and Sign in with Google to identify you. Sofia’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Google data is never used for advertising, never sold, and never used to train AI models. You can disconnect Google Calendar at any time from your profile, which revokes our access.
13. Your rights
Depending on where you live (for example under the GDPR in Europe or the UAE data protection law), you can access your data, correct it, delete it, receive a copy, object to or restrict its processing, and withdraw a consent you gave.
- Correct your details at any time in your profile.
- Download a copy of your main data from your profile, on the website.
- Delete your account yourself, on the website or in the app: see our data deletion page.
- For anything else, write to contact@sofia.app. We answer within one month.
You can also lodge a complaint with your data protection authority.
14. Security
Data is encrypted in transit (TLS) and at rest. Each account only reaches its own data (row-level security in the database). The photos, voice messages and documents of conversations are private and served through temporary links. Incoming webhooks are verified by signature. Sign-in uses one-time codes, and repeated wrong codes block the account for 15 minutes.
15. Age
Sofia is meant for professionals aged 18 or over. If a coach works with minors, it is the coach’s responsibility to obtain the consent required from their parents.
16. Changes
We will update this policy when Sofia changes. The date at the top shows the latest version. We will tell you by email or in the app before any important change.
17. Contact
TROIS CENT SOIXANTE GENERAL TRADING L.L.C, Dubai, United Arab Emirates.
For any question about your data: contact@sofia.app.
Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 12 octobre 2026
Sofia (« Sofia », « nous ») est un assistant IA pour coachs sportifs et clubs. Elle est éditée par TROIS CENT SOIXANTE GENERAL TRADING L.L.C, société immatriculée à Dubaï, Émirats arabes unis. Cette politique couvre le site sofia.app, l’application web et les applications Sofia pour iPhone et Android. Elle explique quelles données nous traitons, pourquoi, avec qui, combien de temps, et quels sont vos droits.
1. Qui est responsable de vos données
- Les coachs et les clubs (nos utilisateurs). Pour votre compte, votre abonnement et votre usage de Sofia, nous sommes responsables du traitement.
- Les clients d’un coach. Quand un coach connecte WhatsApp, Instagram ou Telegram, Sofia traite les messages et les coordonnées des personnes qui lui écrivent. Pour ces données, c’est le coach (ou le club) qui est responsable du traitement et qui en décide le but ; Sofia agit comme sous-traitant, pour son compte et sur ses seules instructions. La section 4 le détaille.
2. Données collectées sur les coachs et les clubs
- Compte : prénom et nom, e-mail, numéro de téléphone, genre (facultatif), ville, pays, langue, devise, fuseau horaire, format d’heure, photo et couleur de profil.
- Connexion : un code ou un lien à usage unique envoyé par e-mail, ou votre identité Google ou Apple si vous choisissez de vous connecter avec. Votre numéro est vérifié une fois, à l’inscription, par un code envoyé par SMS.
- Votre activité dans Sofia : contacts, coachings, packs, abonnements et paiements que vous enregistrez, votre base de connaissances (règles, documents déposés, transcriptions d’interview), vos échanges avec Sofia, vos réglages.
- Voix : quand vous dictez un message ou un récap, l’audio est transcrit puis n’est pas conservé. Les vocaux que vous envoyez à vos clients depuis Messages sont conservés avec la conversation. Pendant une interview vocale, votre voix est traitée en direct et la transcription est gardée dans votre base de connaissances.
- Services connectés : les jetons d’accès et identifiants nécessaires pour agir sur les comptes que vous connectez (WhatsApp Business, Instagram, Telegram, Google Agenda), et l’adresse e-mail de votre compte Google pour l’agenda.
- Agendas : les coachings que Sofia écrit dans votre agenda Google ou iPhone, et la date, l’heure, le titre et le lieu de vos autres événements, pour que Sofia ne réserve jamais par-dessus. En lecture seule, jamais montrés à vos clients.
- Facturation : votre formule, les dates de votre essai, et vos identifiants client et abonnement Stripe. Nous ne gardons que la marque de la carte et ses quatre derniers chiffres ; la carte elle-même est chez Stripe. Les abonnements pris dans l’app iPhone passent par Apple (section 9).
- Clubs : nom, ville et logo du club, les coachs invités, leurs rôles et leurs droits. Pour les coachs basés aux Émirats arabes unis qui encaissent en ligne : raison sociale, numéro de licence commerciale et émirat.
- Application mobile : un jeton de notification, le type d’appareil, vos préférences de notification.
- Support : les messages que vous nous envoyez.
- Données techniques : adresse IP, type de navigateur ou d’appareil, journaux des serveurs et rapports d’erreur.
3. À quoi servent ces données, et sur quelle base
- Fournir Sofia (réponses à vos clients, planning, suivi des paiements, base de connaissances, rappels, notifications) : exécution du contrat qui nous lie.
- Facturer votre abonnement et tenir la comptabilité : contrat et obligation légale.
- Sécuriser le service (codes de connexion, blocage après plusieurs mauvais codes, lutte contre la fraude, suivi des erreurs) : notre intérêt légitime à offrir un service sûr.
- Envoyer les e-mails du service (codes de connexion, fin d’essai ou d’accès offert, invitations d’un club) : contrat.
- Micro, agenda, photos et notifications sur votre téléphone : uniquement avec votre autorisation, que vous pouvez retirer à tout moment dans les réglages du téléphone.
Nous ne vendons aucune donnée personnelle, nous n’affichons pas de publicité et nous n’utilisons aucun outil de mesure d’audience ni traceur publicitaire. Nous n’utilisons ni vos contenus ni ceux de vos clients pour entraîner des modèles d’IA.
4. Les données de vos clients (pour les coachs, et pour les personnes qui leur écrivent)
Quand un coach connecte une messagerie, Sofia traite pour son compte :
- les messages, photos, vocaux et documents reçus et envoyés sur WhatsApp, Instagram et Telegram, et la transcription des vocaux ;
- le nom, le numéro ou l’identifiant de compte et, sur Instagram et Telegram, le nom et la photo de profil de la personne qui écrit ;
- ce que le coach ou Sofia note dans la fiche du contact : notes, objectifs et niveau, coachings, paiements, listes d’attente.
Les numéros que le coach ne connaît pas encore. Le message d’un numéro inconnu attend que le coach le trie, hors de la messagerie, 72 heures au plus. Sans tri, la conversation et ses fichiers sont effacés. Sofia ne lit ces premiers messages que pour suggérer s’il s’agit de coaching.
Les numéros privés. Quand un coach marque un numéro comme privé, ses conversations et fichiers existants sont effacés, et ses messages suivants sont jetés à l’arrivée : rien n’est enregistré et Sofia ne répond jamais.
Les informations sensibles. Le coaching peut toucher à la santé (objectifs, blessures, condition physique). Les coachs ne doivent noter que ce qui leur est utile, et restent responsables d’avoir une base légale pour le faire.
Ce qui revient au coach. C’est le coach qui décide d’utiliser Sofia avec ses clients. Il doit disposer d’une base légale pour traiter leurs données, informer ses clients qu’un assistant utilisant l’intelligence artificielle peut leur répondre en son nom, et répondre à leurs demandes sur leurs données.
Si vous êtes client d’un coach et voulez consulter, corriger ou supprimer vos données, adressez-vous d’abord à votre coach. Vous pouvez aussi nous écrire à contact@sofia.app : nous transmettrons votre demande au coach et l’aiderons à y répondre.
5. Intelligence artificielle
- Les réponses, résumés et suggestions de Sofia sont générés par Anthropic (modèles Claude), à partir de la conversation, des coordonnées du contact et de la base de connaissances du coach.
- Les vocaux et la dictée sont transcrits par OpenAI (Whisper). L’interview vocale en direct passe par OpenAI ; l’interview classique utilise Cartesia pour la voix. Le texte de la base de connaissances est indexé par OpenAI pour retrouver la bonne règle.
- Ces prestataires traitent les données pour rendre un résultat. Selon leurs conditions professionnelles, les données envoyées par leurs API ne servent pas à entraîner leurs modèles ; ils peuvent les garder un temps limité pour détecter les abus.
- L’IA peut se tromper. Le coach peut mettre Sofia en pause dans chaque conversation, et Sofia se met en pause d’elle-même quand le coach répond. Sofia ne prend aucune décision produisant des effets juridiques ou similaires sur une personne.
6. Avec qui nous partageons les données
Uniquement avec les prestataires qui font tourner Sofia, chacun pour sa tâche :
- Supabase : base de données, connexion et stockage des fichiers, hébergés en Irlande (UE).
- Vercel : site et serveurs, fonctions à Dublin (UE), réseau de diffusion mondial.
- Anthropic, OpenAI, Cartesia : intelligence artificielle (section 5).
- LangSmith (LangChain) : suivi des réponses de l’IA pour corriger les erreurs, quand il est activé ; il reçoit le contenu des requêtes.
- Meta (WhatsApp, Instagram) et Telegram : envoi et réception des messages du coach.
- Google : Google Agenda et connexion avec Google. Apple : connexion avec Apple, agenda de l’iPhone, notifications et achats intégrés.
- Stripe : abonnements, et encaissement en ligne pour les coachs aux Émirats arabes unis.
- Twilio : le SMS qui confirme votre numéro.
- Resend : les e-mails du service.
- Expo : l’acheminement des notifications (avec un aperçu du message) et les mises à jour de l’app.
- Sentry : les rapports d’erreur.
- Iconify : certaines icônes sont chargées depuis ses serveurs, qui voient votre adresse IP.
Dans un club, le gérant et les coachs qu’il autorise voient et modifient les contacts du club, selon les droits que le gérant leur donne. Les conversations d’un coach restent privées : le gérant ne les voit jamais.
Notre équipe n’accède à un compte que pour le support, pour corriger une erreur ou pour respecter la loi. Nous pouvons communiquer des données si la loi l’exige.
7. Transferts hors de l’Union européenne
Notre base de données est hébergée dans l’Union européenne (Irlande). Plusieurs prestataires sont établis aux États-Unis et l’éditeur de Sofia est établi aux Émirats arabes unis : des données peuvent donc être traitées hors de l’Espace économique européen. Ces transferts reposent sur les garanties offertes par chaque prestataire, comme les clauses contractuelles types de la Commission européenne prévues dans leurs conditions de traitement des données.
8. Durée de conservation
- Votre compte : tant qu’il est ouvert. Quand vous le supprimez, votre profil, vos contacts, conversations, coachings, paiements, base de connaissances et connexions sont effacés de notre base immédiatement. Les copies restantes (fichiers stockés, journaux, sauvegardes) disparaissent sous 30 jours.
- Numéros inconnus : 72 heures si le coach ne les trie pas.
- Numéros privés : seuls le numéro et son libellé, pour que ses messages continuent d’être jetés.
- Vocaux et leur transcription : tant que la conversation existe.
- Audio de la dictée : non conservé après la transcription.
- Tentatives de connexion échouées : effacées à la connexion réussie suivante.
- Pièces comptables : aussi longtemps que la loi comptable et fiscale l’exige.
9. Paiements
- Sur le site, les abonnements se paient par Stripe. Nous ne voyons ni ne gardons jamais votre numéro de carte.
- Dans l’app iPhone, les abonnements peuvent s’acheter par l’achat intégré d’Apple. Apple gère le paiement selon ses propres conditions et sa politique de confidentialité ; nous ne recevons que ce qui sert à activer votre formule (produit, dates d’achat et de renouvellement, statut, identifiant de transaction), jamais vos moyens de paiement.
- Les coachs aux Émirats arabes unis peuvent encaisser leurs clients en ligne par Stripe Connect. Stripe vérifie l’identité du coach et traite la carte du client ; nous gardons le montant et le statut de chaque paiement.
10. Cookies et stockage local
Sofia n’utilise que ce qui lui est nécessaire pour fonctionner. Aucun cookie de mesure d’audience ni de publicité : nous ne demandons donc pas de consentement.
- Session : vous garde connecté (Supabase).
- Préférences : langue, couleur du thème, vue du planning, panneaux repliés.
- Sécurité : l’état d’une connexion Google ou Instagram en cours, l’accès pendant une maintenance.
- Tiers, sur certains écrans seulement : le SDK de Meta quand vous connectez WhatsApp, et Stripe quand vous configurez l’encaissement en ligne, peuvent déposer leurs propres cookies.
11. L’application mobile
- Micro : dictée, vocaux et interviews vocales, seulement pendant que vous enregistrez.
- Photos : seulement la photo ou le document que vous choisissez. L’app n’utilise pas l’appareil photo.
- Agenda (iPhone) : Sofia écrit vos coachings dans un agenda « Sofia » et lit vos autres événements pour éviter les conflits, y compris en arrière-plan.
- Notifications : nouveaux messages et demandes de Sofia, avec un court aperçu.
- L’app n’accède pas à votre position et ne vous suit pas dans d’autres apps ou sites.
12. Données des utilisateurs Google
Sofia utilise Google Agenda pour écrire vos coachings et lire vos créneaux occupés, et la connexion avec Google pour vous identifier. L’utilisation par Sofia des informations reçues des API Google, et leur transfert à toute autre application, respectent la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d’usage limité (Limited Use). Les données Google ne servent jamais à la publicité, ne sont jamais vendues et ne servent jamais à entraîner des modèles d’IA. Vous pouvez déconnecter Google Agenda à tout moment depuis votre profil, ce qui révoque notre accès.
13. Vos droits
Selon l’endroit où vous vivez (par exemple le RGPD en Europe ou la loi émiratie sur la protection des données), vous pouvez accéder à vos données, les corriger, les supprimer, en recevoir une copie, vous opposer à leur traitement ou le limiter, et retirer un consentement donné.
- Corrigez vos informations à tout moment dans votre profil.
- Téléchargez une copie de vos principales données depuis votre profil, sur le site.
- Supprimez vous-même votre compte, sur le site ou dans l’app : voir notre page de suppression des données.
- Pour tout le reste, écrivez à contact@sofia.app. Nous répondons sous un mois.
Vous pouvez aussi saisir l’autorité de protection des données de votre pays (en France, la CNIL).
14. Sécurité
Les données sont chiffrées en transit (TLS) et au repos. Chaque compte n’accède qu’à ses propres données (sécurité par ligne dans la base). Les photos, vocaux et documents des conversations sont privés et servis par des liens temporaires. Les webhooks entrants sont vérifiés par signature. La connexion se fait par code à usage unique, et plusieurs mauvais codes bloquent le compte 15 minutes.
15. Âge
Sofia s’adresse à des professionnels de 18 ans ou plus. Si un coach travaille avec des mineurs, il lui revient d’obtenir le consentement requis de leurs parents.
16. Modifications
Nous mettrons cette politique à jour quand Sofia évolue. La date en haut indique la dernière version. Nous vous prévenons par e-mail ou dans l’app avant tout changement important.
17. Contact
TROIS CENT SOIXANTE GENERAL TRADING L.L.C, Dubaï, Émirats arabes unis.
Pour toute question sur vos données : contact@sofia.app.
Other documents